دور التکنولوجيا فى حل مشاکل إدارة العمل فى المکاتب الهندسية التى تتواصل عن بعد

This paper is trying to explore the virtual teams in architectural firms in Developing Countries especially in Egypt and the Arab Gulf (as case studies). It aims to present their several kinds, their management systems, their common problems they face, to find the appropriate solutions.
Most of Architectural offices, especially medium and small sizes; are facing management problems, because they always focus on design and finishing projects more than management, evaluation, coordination or even quality. Adding on this, they trying to increase their work by getting new projects and creating new branches and departments in several locations. This create new kind of offices named virtual offices. During all this, international economic problems appeared which push them to decrease overheads and increase quality by using part time engineers or outsourcing engineers instead of full time engineers. These kind of offices and outsourcing engineers; caused new kind of problems such as communication and exchanging files, adding on the common problems increased. Virtual offices need special kind of solution to solve all their problems, they have to use special kind of software in everything through the internet or intranet, starting from communications, exchanging files, monitoring, coordination, and managing their offices.
From the above; the research will try to observe and document the current situation of the Architectural virtual offices, pin point most of their problems and to be more accurate in identifying key aspects that would facilitate the organization, management and coordination of their virtual firms, a qualitative questionnaire was conducted for a variety of Virtual Architectural firm in Egypt as a case study.  By analyzing this questionnaire many problems appeared, and the shortage of management was very clear. As a result of this questionnaire, the paper concluded list of software for each problem, and a proposed software program to manage the Virtual Architectural firms to solve most associated problems in an easy, safe and inexpensive way.
إن التقدم التکنولوجى فى برامج الحاسب الآلى وظهور الإنترنت، قد ساهما فى تغير شکل ونوعية العمل وتکوين فرق العمل، فى تخصصات عديدة، خاصة فرق العمل التى تعمل فى مجال تصميم برامج الحاسب الآلى. أما فى مجال المکاتب المعمارية، فهذا التقدم لعب عدة أدوار، فمن جهة شجع على ظهور نوعية مختلفة من المکاتب المعمارية، وفرق العمل التى تعمل عن بعد، التى أطلق عليها مکاتب تخيلية، [Virtual Offices, Virtual Team]، فأصبح المکتب المعماري له عدة فروع فى دول مختلفة أو فى عدة محافظات، أو فى عدة أدوار، وحتى مکتب معماري ليه له مکان قائم، ويعتمد کليا على مهندسين خارجيين واستشاريين وعملاء فى دول متعددة، وأصبح التعامل کله عن طريق الإنترنت، مما تسبب فى ظهور نوعية جديدة من المشاکل، مثل مشاکل التواصل وعقد الإجتماعات، وتبادل الملفات، بالإضافة للمشاکل المعتادة، مثل متابعة وإدارة وتقييم المهندسين والمشروعات، وغيرها من هذه المشاکل التى تواجه أصحاب المکاتب المعمارية، نتيجة لنقص الخبرات الإدارية لديهم، ومن جهة أخرى ساهم هذا التقدم فى تقديم الحلول لمعظم هذه المشاکل.
لذلک سيقوم البحث بدراسة فى حلقة تتوسط ثلاث مجالات، مجال العمارة والإدارة والتکنولوجيا الحديثة، لرصد المشاکل التى تعانى منها المکاتب المعمارية سواءا القائمة أو التى تتواصل عن بعد، عن طريق عمل استبيان لعدد من المکاتب المعمارية فى مصر وبعض الدول العربية، وتقديم مقترح لبرنامج حاسب آلى لحل معظم هذه المشاکل. وتم التحقق من إمکانية حل هذا البرنامج لهذه المشاکل عن طريق عرض تجربة تطبيق البرنامج المقترح على مکتب معماري بيت خبرة مصرى لمدة سنة کاملة، وتقديم نتائج هذه التجربة، للتأکد من مساهمة البرنامج فى حل معظم المشاکل التى يعانى منها المکتب، بشرط اقتناع وتشجيع وحث الإدارة العليا لجميع العاملين فى المکتب والموقع على استعمال البرنامج، وتطبيق جميع أجزاؤه، ليخرج تقاريرا صحيحة ويعطى رؤية کاملة لجميع المديرين على اختلاف درجتهم ومسئولياتهم، عن سير العمل بالمکتب، وتقييم فنى وتقنى لجميع العاملين وتقييم زمنى ومالى للمشروعات.